ข้อมูลบุคลากรเป็นสิ่งที่จำเป็น และมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กร ดังนั้นผู้บริหารในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลมากขึ้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร การวางแผนกำลังคน การพัฒนาบุคลากร และฝึกอบรม ฯลฯ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล
- ระบบงานวางแผนกำลังคน (Manpower Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลังคน, อัตราการเข้าและออกของบุคลากร
- ระบบงานทะเบียนประวัติ (Personnel Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากร ประวัติการทำงาน ฯลฯ ซึ่งระบบอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้
- ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตร มาเปรียบเทียบกับตารางเวลาทำงานปกติของพนักงาน แล้วรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้น เช่น การขาดงาน การมาสาย การลา หรือการทำงาล่วงเวลา เป็นต้น
- ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ช่วยในการบริหารเงินเดือน ค่าตอบแทน และภาษี โดยที่ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติตามที่ได้สร้างเงื่อนไขไว้
- ระบบประเิมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวณผลลัพธ์ และสรุปการประเมินผลในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและเลื่อนขั้น
- ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร (Training and Development) เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนการพัฒนาบุคลากร
- ระบบงานสวัสดิการต่าง ๆ (Welfare) ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงานข้อมูล เกี่ยวกับการจัดสวัสดิการต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล เงินกู้ เงินช่วยเหลือต่างๆ เป็นต้น
- ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นระบบที่บันทึีกข้อมูลการสมัครงาน สามารถสร้างแบบทดสอบ แบบการสัมภาษณ์งาน และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกก็สามารถโอนข้อมูัลเข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ
